7 tips voor het digitaliseren en het optimaliseren van workflows binnen de accountancy

Gebruik geautomatiseerde factuurverwerking: Steeds meer softwareaanbieders bieden scan- en herkensoftware aan. Deze tools scannen en herkennen facturen, waardoor hetzelfde team medewerkers veel meer facturen in dezelfde tijd kan verwerken. Implementeer geautomatiseerde processen voor factuurverwerking om handmatige taken te verminderen. De software kan facturen automatisch routeren, valideren en goedkeuringen stroomlijnen, wat resulteert in een aanzienlijk snellere verwerkingstijd.

Centraliseer documentopslag: Maak gebruik van de documentbeheerfuncties van je workflow managementtool om alle relevante financiële documenten op één centrale locatie op te slaan. Dit vereenvoudigt het zoeken, delen en beheren van documenten, wat tijd bespaart en fouten vermindert.

Stel taakherinneringen in: Gebruik de taakbeheerfuncties van de tool om herinneringen in te stellen voor belangrijke deadlines en taken. Hierdoor zijn boekhouders proactiever en wordt gegarandeerd dat taken op tijd worden voltooid. In Flow Monitor kun je eenvoudig workflows creëren voor diverse gestandaardiseerde werkprocessen, waardoor deadlines niet worden gemist.

Automatiseer rapportageprocessen: Automatiseer de creatie en distributie van rapporten met betrekking tot financiële analyses, budgetten en prestaties. Dit vermindert handmatig werk en zorgt voor snellere toegang tot cruciale informatie.

Standaardiseer werkprocessen: Ontwikkel gestandaardiseerde werkprocessen en procedures binnen de workflow managementtool. Dit zorgt voor consistentie en helpt bij het verminderen van fouten die kunnen ontstaan door variaties in werkwijzen. Flow Monitor helpt bij het standaardiseren van werkprocessen, doordat je de werkprocessen moet opknippen in stappen en moet toewijzen aan medewerkers. Flow Monitor kan je inzetten voor tal van gestandaardiseerde werkprocessen zoals het opstellen van jaarrekeningen, het verwerken van administratie maar ook het onboarden van klanten. Workflows zijn eenvoudig aan te passen en toe te wijzen aan klanten.

Gebruik analytische tools voor continue verbetering: Maak regelmatig gebruik van de analytische functies van de workflow managementtool om de prestaties van workflows te evalueren. Identificeer inefficiënties en optimaliseer processen op basis van verzamelde gegevens. Flow Monitor toont waar deadlines worden gemist en waar de knelpunten zijn in werkprocessen. Door Flow Monitor te gebruiken, kunnen problemen snel worden geïdentificeerd en opgelost.

Investeer in opleiding en ondersteuning: Digitalisering en robotisering binnen de administratiebranche vormen een ingrijpende verandering. Voor deze verandering is uitgebreide training en ondersteuning nodig. Door medewerkers te voorzien van goede training, kan software optimaal worden ingezet en wordt de kans op fouten geminimaliseerd.

In het streven naar een efficiëntere en foutloze boekhouding vormen geautomatiseerde processen en workflow management tools een onmisbare schakel. Door te investeren in technologische oplossingen zoals Flow Monitor kunnen administratiekantoren en accountancykantoren niet alleen de snelheid van hun processen vergroten, maar ook de nauwkeurigheid en samenwerking binnen teams optimaliseren. Deze digitalisering vraagt echter om continue ondersteuning en opleiding van medewerkers, zodat zij het maximale uit de beschikbare tools kunnen halen. Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties zich voorbereiden op de toekomst van boekhouding en profiteren van de voordelen die moderne technologie te bieden heeft.