Interview met Mario de Laat van AXP over Flow Monitor

Hoe een op maat gemaakte cloudtool de efficiëntie van AXP Adviseurs heeft verbeterd

Bij AXP Adviseurs, een toonaangevend advies- en administratiekantoor met vestigingen in Amsterdam en Rotterdam, was er jarenlang behoefte aan een efficiëntere manier om de diverse procestaken te beheren. Softtech Automatisering in Zoetermeer kreeg de opdracht om een eenvoudige cloudtool te ontwikkelen die aan deze behoefte zou voldoen. In dit interview deelt Mario de Laat, partner bij AXP, zijn ervaringen met Flow Monitor en hoe deze tool hun werkwijze heeft verbeterd.

Flow Monitor:
“Wat is precies jullie corebusiness?”

Mario: “AXP bedient vanuit onze kantoren in Amsterdam en Rotterdam meer dan 700 klanten. We ondersteunen bedrijven en instellingen uiteraard met de traditionele diensten zoals financiële administratie, jaarrekeningen, belastingaangiften en financiële rapportages, maar we gaan verder door strategisch met onze klanten mee te denken. Hierbij worden verschillende aspecten van bedrijfsvoering aangepakt, zoals financiële planning, belastingoptimalisatie, bedrijfsstrategie en procesoptimalisatie.”

Flow Monitor:
“Mario, Waarom besloot AXP om een eigen cloudtool, te ontwikkelen?”

Mario: “Als kantoor wil je alle deadlines voor jaarrekeningen en belastingaangiftes op tijd halen. De bekende Excel-methode is een optie, maar al snel ontstaat een complex en onoverzichtelijk bestand. Daarom waren we op zoek naar een efficiëntere manier om onze processen te beheren en deadlines te halen.”

Flow Monitor:
“Wat waren de belangrijkste uitdagingen bij het beheren van deadlines en klantverwachtingen?”

Mario: “In de praktijk bleek dat klanten hun jaarcijfers regelmatig op onverwachte momenten nodig hadden, bijvoorbeeld voor een financieringsaanvraag of overname. Daarnaast waren er andere factoren die onze planning onder druk zetten. Dit wilden we anders aanpakken.

Door een gebrek aan planmatig werken en door de vele ad-hocaanpassingen ontstond een inefficiënt proces, wat leidde tot hoge bijkomende kosten. Omdat de taken binnen elk proces door verschillende collega’s werden uitgevoerd, was het cruciaal om voor goede afstemming te zorgen. Met meer planmatig werken en door iedereen goed inzicht en overzicht te geven, konden we deze efficiëntie verbeteren.”

Flow Monitor:
“Hoe begon jullie zoektocht naar een oplossing voor deadline planning en workflow, en wat leidde tot het ontwikkelen van een eigen applicatie?”

Mario: “We hadden dringend behoefte aan een tool waarmee medewerkers repeterende taken eenvoudig konden afvinken, zodat elke taak bij afronding automatisch bij de volgende collega terechtkwam. Op deze manier konden we zeker zijn dat de taken goed en volledig werden afgerond. Hoewel bestaande softwaretools dit vaak wel ondersteunen, worden ze snel complex, wat de implementatie onnodig ingewikkeld maakt

We wilden dus een hele simpele en intuïtieve tool die makkelijk ingesteld kan worden. Omdat we geen bestaande software konden vinden die aan onze eisen voldeed, hebben we uiteindelijk besloten om de applicatie te laten bouwen. En dat is Flow Monitor geworden.”

Flow Monitor:
“Op welke manier heeft Flow Monitor de workflow en deadlinebeheer binnen jullie organisatie verbeterd?”

Mario: “Flow Monitor is inmiddels onmisbaar geworden in onze organisatie. Voor het management biedt het een handig overzicht met de deadline manager, waarin in één oogopslag te zien is welke deadlines mogelijk niet gehaald worden. Dit zorgt voor een proactieve aanpak bij het beheren van ons werk. Met één klik kunnen deadlines eenvoudig worden verschoven, en alle taken herschikken zich automatisch, wat ons helpt om flexibel in te spelen op veranderingen.

Daarnaast kunnen we beter prioriteiten stellen en zien we direct waar hulp nodig is. Deze transparantie bevordert niet alleen de samenwerking binnen ons team, maar verhoogt ook de verantwoordelijkheid van individuele medewerkers. Hierdoor zijn we in staat om niet alleen deadlines te halen, maar ook de kwaliteit van ons werk te waarborgen, wat cruciaal is in de accountancysector.”

Flow Monitor:
"Hoe eenvoudig was het voor jullie medewerkers om zich aan te passen aan het gebruik van Flow Monitor, en welke trainings- of ondersteuningsmaatregelen waren daarbij nodig?”

Mario: “Onze medewerkers hebben zich verrassend snel aangepast aan Flow Monitor. We hebben een korte training georganiseerd waarin ze de basisprincipes van de tool leerden. Hierdoor konden ze al snel grip krijgen op hun deadlines en ervaren ze veel meer rust. Ze werken nu taakgericht op basis van een planning in plaats van op basis van urgentie en zien alleen hun eigen taken in de workflow. Zolang ze deze tijdig afronden, worden alle deadlines gehaald.”

Flow Monitor:
"Hoe is het implementatieproces van Flow Monitor verlopen, en hoe snel konden jullie er daadwerkelijk mee aan de slag?”

Mario: “De implementatie van Flow Monitor was verrassend eenvoudig. We hebben ongeveer een week besteed aan het instellen van de verschillende workflows en het aanpassen van de tool aan onze specifieke behoeften. Tijdens deze periode hebben we onze processen goed in kaart gebracht, wat ons hielp om de tool optimaal te configureren.

Zodra de workflows waren ingesteld, konden onze medewerkers direct aan de slag. Ze waren snel vertrouwd met de interface en konden meteen hun taken beheren. Dit snelle implementatieproces heeft ervoor gezorgd dat we geen waardevolle tijd verloren, en we hebben meteen de voordelen van Flow Monitor in onze dagelijkse werkzaamheden ervaren.”

Flow Monitor:
"Welke functies of toekomstige uitbreidingen van Flow Monitor zijn volgens jullie het meest waardevol voor de accountancybranche?”

Mario: “Een van de meest waardevolle toekomstige uitbreidingen die we binnenkort aan Flow Monitor zullen toevoegen, is de functie voor het inzichtelijk maken van de workload per medewerker.

Deze functie stelt ons in staat om een beter overzicht te krijgen van wie welke taken heeft en hoe de werkdruk is verdeeld. Bovendien wordt het mogelijk om workflowtaken eenvoudig te herschikken, zodat we flexibeler kunnen inspelen op veranderende prioriteiten en deadlines. Dit zal ons helpen om de efficiëntie en productiviteit binnen ons team verder te verbeteren.”

Flow Monitor:
“AXP heeft Flow Monitor nu ook beschikbaar gesteld voor andere accountancykantoren. Wat zijn de kosten om de software te implementeren en te gebruiken?”

Mario: “Flow Monitor is scherp geprijsd en heeft een duidelijke, eenvoudige kostenstructuur. Je betaalt een vast bedrag per maand per gebruiker. Vanaf de vijfde gebruiker daalt de prijs per maand. Er zijn verder geen verborgen kosten.”

• € 12,50 per gebruiker, per maand
  • Vanaf de 5e gebruiker € 9,95 per maand (excl. BTW)
• Eenmalige aansluitkosten: € 299,- (excl. BTW)

Flow Monitor:
“Hoe kunnen geïnteresseerde accountancykantoren eenvoudig aan de slag met Flow Monitor?”

Mario: “We hebben het heel eenvoudig gemaakt om met Flow Monitor te starten. Je kunt binnen 5 minuten een gratis demo-account aanmaken en direct zelf ervaren hoe de tool werkt. Voor verdere uitleg of begeleiding kun je altijd contact met ons opnemen. We bieden telefonische ondersteuning en kunnen zelfs vrijblijvend een demo op locatie geven om je team goed op weg te helpen.”